國際貿易涉及多種文件，例如商業文件、財務文件、運輸單據、保險文件及其他與國際貿易有關的文件。在處理付運的出口貨品時，可簽訂多達四種合約：出口銷售合約、運輸合約、財務合約、貨物保險合約。因此，必須認識各種文件的功能及其在國際貿易中的用途。

報價單：這是售貨的報價，應清楚說明價錢、品質詳情、貨品數量、貿易條款、交貨條件、付款方式。

負責擬備文件者：出口商

銷售合約：這是買方與賣方之間的合約，訂明交易細則，具法律約束力，因此在簽署前最好先征詢法律意見。

負責擬備文件者： 出口商及進口商

估價發票：這是貨物付運時由供應商提供的發票，作用是通知買家即將付運商品的種類、數量、價值及進口規格（重量、大小及類似的特點）。估價發票不是用來要求買方付款的，但可用于申請進口證、安排外匯或其他財務安排。

負責擬備文件者： 出口商

商業發票：這是出口商要求進口商根據銷售合約支付貨款的正式文件。商業發票應說明所售貨品的詳情、付款方式及貿易條款。商業發票也在貨品清關時使用，有時供進口商安排外匯時使用。

負責擬備文件者：出口商

裝箱單：詳列付運貨品裝箱資料的文件。

負責擬備文件者：出口商

檢驗證明書： 由獨立公證人（檢驗公司）或出口商就買方或有關國家要求的付運貨品規格（包括品質、數量及/或價錢等）發出的報告。

負責擬備文件者：檢驗公司或出口商

保險單/保險證明書,分保單：保險單是證明付運貨品已投保的保險文件，詳述有關保險額的資料。保險證明書證明付運貨品已受保于某一開口保單，保障貨品在付運途中免受損失或損害。

負責擬備文件者： 保險公司/保險代理商/保險經紀 外 貿 知 識

產品測試證明書：這是證明產品在品質、安全、規格等各方面均符合國際或個別國家技術標準的證明書。

負責擬備文件者： 獲認可的實驗所

衛生證明書：這是在出口農產品或食品時，由主管國家發出的文件，證明農產品或食品符合出口國的有關法例，以及在付運前檢驗時完整無損、適合人食用。

負責擬備文件者： 出口商

植物檢疫證：國際間通常規定進口的植物或種植物料須附有出口國發出的植物檢疫證，證明付運貨品大致上沒有疾病或害蟲，并符合進口國現行的植物檢疫規例。在香港應向漁農處申請植物檢疫證。

負責擬備文件者： 出口商

熏蒸證書：這是蟲害防治證明書，證明有關產品已經過獲認可的熏蒸服務商所提供的檢疫及付運前熏蒸程序。美國、加拿大和英國的海關都要求來自香港及中國大陸的實木包裝材料附有熏蒸證書。

負責擬備文件者： 出口商

暫時過境證： 這是國際海關文件，用來申請將貨品（如國際交易會的展品、貨辦及專業設備）暫時運進《暫時過境證海關公約》的締約國時免繳關稅。

負責擬備文件者： 出口商

領事發票：這是有些國家要求的文件，載明付運貨品的詳情，例如托運人、收貨人、價值說明等。這文件由駐外國領事館人員簽署證明，供該國海關人員核實付運貨品的價值、數量及性質。