出口代理的工作范圍可以分為六個(gè)主要部分：（1）聯(lián)絡(luò)；（2）展前客戶聯(lián)系；（3）單證辦理及通知現(xiàn)場(chǎng)代理；（4）最佳運(yùn)輸；（5）現(xiàn)場(chǎng)支持；（6）展后處理/回運(yùn)；

1、聯(lián)絡(luò)

為了進(jìn)行有效的聯(lián)絡(luò)，協(xié)會(huì)成員必須都能夠使用英語進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。所有代理都必須有員工可以說流利的英語。聯(lián)絡(luò)的第二個(gè)因素是設(shè)備。所有代理都必須有常設(shè)的國(guó)際直線電話、電傳和傳真設(shè)備。一些發(fā)展中和第三世界國(guó)家政府可能限制使用傳真，這種情況除外。在其他無限制的情況下，本節(jié)所列設(shè)備是必備的。最后一個(gè)要求也是很明顯的一個(gè)要求，但是卻不時(shí)被忽略的要求是所有代理必須有一個(gè)明確的同郵政地址，因?yàn)榇砜赡苓€有其他業(yè)務(wù)和其他地址。

2、展前與客戶聯(lián)系

在6個(gè)工作部分中，這一部分可能是最關(guān)鍵的。因?yàn)檫@一部分工作中任何一項(xiàng)未完全做好都會(huì)給展出者的展出工作帶來麻煩。

作為協(xié)會(huì)會(huì)員的出品代理給展出者的要求必須是內(nèi)容明確、簡(jiǎn)潔（展出者不會(huì)閱讀空洞冗長(zhǎng)詞句），最重要的是不能有歧義。要求必須使用展出者的語言。出口代理有義務(wù)安排翻譯（由現(xiàn)場(chǎng)代理或展覽會(huì)組織者發(fā)出的）基本運(yùn)輸要求，在任何情況下，不允許出口代理將運(yùn)輸要求原封不動(dòng)地轉(zhuǎn)給展出者。

當(dāng)然，在一些情況下語言困難、在更多情況下缺乏地方和技術(shù)知識(shí)使基本運(yùn)輸要求閱讀不易。作為協(xié)會(huì)會(huì)員的出口代理要努力將要求翻譯的清楚、全面，使展出者能讀懂。

要求必須包括以下內(nèi)容：

（1）單證文件。世界各地的現(xiàn)場(chǎng)代理需要辦理許多不同的單證文件。因?yàn)樾枰獪?zhǔn)確的單證說明，最好有樣本。要建議展出者利用ATA通關(guān)單證冊(cè)以最大限度地減少單證文件，并出具“授權(quán)簽字和修改函“

必須讓展出者完全了解手續(xù)規(guī)定，包括從本國(guó)出口并進(jìn)口到展覽會(huì)所在國(guó)，以及辦理手續(xù)所需的時(shí)間。

（2）包裝/標(biāo)識(shí)。出口代理應(yīng)當(dāng)了解運(yùn)輸方式和路線，必須讓展出者知道展覽會(huì)所在國(guó)有關(guān)包裝的規(guī)定，并注明對(duì)特殊貨物的包裝標(biāo)準(zhǔn)。出口代理必須確保所有包裝都按基本要求印有標(biāo)記。

（3）截止期。截止期必須明確，并被執(zhí)行便貨物能按要求的時(shí)間運(yùn)到目的地。截止期必須包括所有選擇，也就是空運(yùn)截止期、海運(yùn)截止期、陸運(yùn)截止期和鐵路運(yùn)輸截止期，以及拼裝或整裝運(yùn)輸截止期。出口代理必須在展覽會(huì)開幕前至少90天提出截止期要求。這對(duì)于需要遠(yuǎn)程海運(yùn)的運(yùn)輸尤其重要。

（4）其他情況。還必須讓展出者知道有關(guān)其產(chǎn)品和展覽會(huì)所在國(guó)的任何特殊規(guī)定，也就是：限制的物品、隨時(shí)攜帶的物品、進(jìn)口特別要求或?qū)彶榈鹊取Ｍ瑫r(shí)，對(duì)進(jìn)口或重要的任何限制也應(yīng)當(dāng)告知展出者。

3、辦理單證文件以及通知現(xiàn)場(chǎng)代理

貨物啟程時(shí)必須將展品情況和搬運(yùn)細(xì)節(jié)用電信方式通知現(xiàn)場(chǎng)代理；展出者、展臺(tái)號(hào)、展品運(yùn)到展臺(tái)的要求時(shí)間、箱數(shù)、尺寸、毛重、凈重、體積、CIF價(jià)格。運(yùn)輸細(xì)節(jié)也必須包括在內(nèi)：航班號(hào)、提單/空運(yùn)提單號(hào)、卡車貨車/集裝箱/鐵路貨車號(hào)。

獲取形式發(fā)票/裝箱單（或相同的文件）以及運(yùn)輸單證（空運(yùn)提單、提單等）后必須盡快用傳真發(fā)給現(xiàn)場(chǎng)代理。現(xiàn)場(chǎng)代理要求的可轉(zhuǎn)讓單證要按現(xiàn)場(chǎng)代理的時(shí)間表和基本運(yùn)輸要求的規(guī)定份數(shù)分兩份用航空快郵或航空快遞發(fā)出。

作為協(xié)會(huì)會(huì)員的出口代理必須確保按基本規(guī)定提供正確、完整的單證，以避免辦理海關(guān)手續(xù)的延誤。

4、最佳運(yùn)輸

考慮到貨物的特性、預(yù)算和時(shí)間限制、作為協(xié)會(huì)會(huì)員的出口代理應(yīng)當(dāng)向展出者建議最佳的運(yùn)輸方式和路線。此建議的根據(jù)是前面所提到的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)展覽會(huì)所在國(guó)的了解和基本運(yùn)輸要求。

5、現(xiàn)場(chǎng)支持

出口代理對(duì)現(xiàn)場(chǎng)支持的主要目的確保客戶在運(yùn)輸和裝卸各方面獲得國(guó)際展覽運(yùn)輸協(xié)會(huì)的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)。第二個(gè)目的是幫助和支持現(xiàn)場(chǎng)代理，以使其順利完成他的那一部分工作。

出口代理在現(xiàn)場(chǎng)可以用不同方式達(dá)到上述目的。出口代理可以作為所有客戶和現(xiàn)場(chǎng)代理之間的緩沖協(xié)調(diào)人，處理所有運(yùn)輸有關(guān)事務(wù)，也就是現(xiàn)場(chǎng)代理客戶只需與一個(gè)人打交道而辦理很多展出者的事務(wù)。現(xiàn)場(chǎng)代理可能因?yàn)槿狈φZ言能力與一些客戶交流有困難。

在展覽會(huì)搭建和拆除期間，出口代理將與現(xiàn)場(chǎng)代理的搬運(yùn)人員建立密切的關(guān)系，幫助現(xiàn)場(chǎng)代理處理棘手問題。比如，吊運(yùn)一件困難的物品，現(xiàn)場(chǎng)代理常常要等展覽出者的技術(shù)人員到場(chǎng)，而出口代理可以代為解決。出口代理理可以隨時(shí)協(xié)助海關(guān)檢查貨物，可以迅速安排空箱運(yùn)出和運(yùn)回、減輕現(xiàn)場(chǎng)代理的壓力。

展覽會(huì)期間，出口代理要巡視所有客戶，以便收集展品處理或回運(yùn)的要求，并整理成準(zhǔn)確的、易讀的表格轉(zhuǎn)交給現(xiàn)場(chǎng)代理。簡(jiǎn)言之，出口代理將作為現(xiàn)場(chǎng)代理的一個(gè)成員，直接負(fù)責(zé)其所有運(yùn)輸客戶的事務(wù)。

6、展后處理/回運(yùn)

出口代理將展品處理和回運(yùn)的有關(guān)要求明確地交待給現(xiàn)場(chǎng)代理后，還應(yīng)該監(jiān)督所有搬運(yùn)操作，以確保各項(xiàng)工作按時(shí)，并符合基本運(yùn)輸要求，使客戶滿意。

任何展品成為進(jìn)口品，出口代理將為之辦理所產(chǎn)生的當(dāng)?shù)囟悇?wù)。如果有任何物品改變流向，出口代理一般應(yīng)當(dāng)通過現(xiàn)場(chǎng)代理辦理，交待交貨條件、交貨地點(diǎn)、銷售條款。將海關(guān)和進(jìn)口的所有情況通知現(xiàn)場(chǎng)代理，以便相應(yīng)安排運(yùn)輸。

回運(yùn)運(yùn)輸將由出口代理安排，通常自行辦理運(yùn)輸手續(xù)。但是，仍要將有關(guān)貨物和海關(guān)手續(xù)的全部要求告知現(xiàn)場(chǎng)代理，辦理展覽會(huì)所在國(guó)的再出口手續(xù)，避免延誤結(jié)關(guān)，以順利辦理再進(jìn)口手續(xù)。

現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用，包括展覽會(huì)閉幕后需要支付的費(fèi)用，由出口代理承擔(dān)。然后，折成客戶所使用的貨幣，按出口代理的條款轉(zhuǎn)到客戶應(yīng)支付賬單上。