電商倉庫管理經(jīng)典方法

一、源頭準(zhǔn)：

規(guī)范供應(yīng)商入倉，從源頭上確保庫存準(zhǔn)確：

和傳統(tǒng)企業(yè)一樣，很多有點(diǎn)規(guī)模的電商企業(yè)的貨源可能來自多個(gè)供貨商，這些供貨商的管理水平可能參差不齊。能否規(guī)范入倉要看商家對(duì)供應(yīng)商的約束能力和倉庫對(duì)入倉異常的及時(shí)反饋。有些中小型電商企業(yè)對(duì)供應(yīng)商（工廠）的把控能力太弱。加上唯快不破，訂貨周期縮短，銷售周期又存在巨大的不確定性，導(dǎo)致工廠備貨的時(shí)間非常短。入倉時(shí)產(chǎn)生異常也就見怪不怪了。這些常見的異常是：　

供應(yīng)商發(fā)貨延遲，導(dǎo)致倉庫來不及收貨，影響電商店鋪的銷售計(jì)劃。尤其是在大促時(shí)期，如果供貨商沒及時(shí)發(fā)貨會(huì)對(duì)倉庫收貨和發(fā)貨產(chǎn)生重大影響，會(huì)嚴(yán)重影響電商平臺(tái)對(duì)店鋪的評(píng)分和消費(fèi)者體驗(yàn)。

（1）貨品包裝不規(guī)范。有些品牌商對(duì)供貨商的管理是非常完善的，供貨商會(huì)嚴(yán)格按照指定的包裝入倉，嘜頭、包裝規(guī)范。但很多中小型電商未必能對(duì)供應(yīng)商有這么強(qiáng)的把控能力。嘜頭貼錯(cuò)、包裝不統(tǒng)一。有些甚至直接拿個(gè)大編織袋來裝貨，給倉庫收貨清點(diǎn)造成了很大困難。

（2）條碼錯(cuò)誤：個(gè)別工廠未按照倉庫和商家要求打條碼，或者張貼了錯(cuò)誤的條碼。這種現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)在服裝行業(yè)。貼碼和水洗標(biāo)、箱外的嘜頭不一致，會(huì)導(dǎo)致倉庫清點(diǎn)錯(cuò)誤。如果倉庫在入倉環(huán)節(jié)未及時(shí)發(fā)現(xiàn)，后面的發(fā)貨環(huán)節(jié)發(fā)錯(cuò)貨就不可避免了。

（3）分批到倉。一般情況下，一個(gè)入庫單對(duì)應(yīng)一次入庫行為，有些供貨商因?yàn)闇?zhǔn)備不足或者其他問題會(huì)采用分批到貨的方式入倉。對(duì)一些需要進(jìn)行批次管理的商品來說，分批到倉會(huì)導(dǎo)致倉庫對(duì)批次的混淆。也會(huì)影響到銷售端對(duì)不同產(chǎn)品的批次定價(jià)和倉庫端對(duì)滯倉費(fèi)的計(jì)算。

（4）數(shù)量差異。供貨商未按照商家指定的數(shù)量入倉，倉庫在入倉環(huán)節(jié)要反復(fù)和商家、供貨商兩邊確認(rèn)，影響入倉作業(yè)

（5）貨品混裝：不同SKU的商品混裝在一個(gè)大包裝內(nèi)或者一箱內(nèi)（例如混裝鞋，數(shù)碼產(chǎn)品，辦公用品等），導(dǎo)致倉庫收貨混亂，清點(diǎn)時(shí)間加長(zhǎng)，收錯(cuò)貨的風(fēng)險(xiǎn)也增高。

（6）質(zhì)檢QC問題，有些商品需要根據(jù)電商平臺(tái)進(jìn)行倉內(nèi)QC，需要倉內(nèi)配合。如果商家未協(xié)調(diào)好QC和倉庫的作業(yè)時(shí)間，會(huì)導(dǎo)致QC延遲和收貨延遲。

上述問題，總結(jié)一起就是商家缺乏對(duì)供貨商的管控。由此帶來倉庫入倉清點(diǎn)難度加大，出錯(cuò)比例增高、收貨延遲，后續(xù)的發(fā)貨延遲和發(fā)錯(cuò)貨的風(fēng)險(xiǎn)也增高。要解決上述問題，一方面要需要倉庫忠實(shí)的記錄和反饋入倉過程中的各種異常，及時(shí)的反饋給商家。商家要在和供貨商的協(xié)議中明確這些問題點(diǎn)，對(duì)這些點(diǎn)進(jìn)行量化和追責(zé)，讓供貨商一起來承擔(dān)由此帶來的損失。逐漸的讓供貨商提升入倉能力，規(guī)范入倉。

二、過程準(zhǔn)：

確保倉庫后臺(tái)庫存變動(dòng)和前臺(tái)能實(shí)時(shí)同步，確保不超賣，保證過程準(zhǔn)主要靠?jī)牲c(diǎn)：一個(gè)是倉內(nèi)的管理，另一個(gè)是倉庫WMS系統(tǒng)和店鋪ERP系統(tǒng)及電商平臺(tái)的商家后臺(tái)的庫存同步機(jī)制。

（一）倉內(nèi)管理：

1、關(guān)于庫存變動(dòng)：商品入倉后，因各種原因會(huì)導(dǎo)致庫存變動(dòng)，倉庫要忠實(shí)且及時(shí)的把這種變動(dòng)記錄下來，并通過系統(tǒng)接口同步給店鋪ERP系統(tǒng)及電商平臺(tái)的商家后臺(tái)。主要有以下幾種場(chǎng)景：

（1）正次品轉(zhuǎn)換：入倉的時(shí)候是正品的可發(fā)貨庫存，實(shí)際揀貨的時(shí)候發(fā)現(xiàn)是次品，不可發(fā)貨。這種情況下倉庫需要扣減一個(gè)正品庫存，增加一個(gè)次品庫存。

（2）倉庫丟貨：倉庫盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)貨物短少，需要扣減庫存。

（3）倉庫多發(fā)貨、少發(fā)貨、發(fā)錯(cuò)貨：倉庫發(fā)錯(cuò)貨，需要對(duì)庫存進(jìn)行調(diào)整。

（4）倉庫盤點(diǎn)錯(cuò)誤：上次盤點(diǎn)錯(cuò)誤，在本次盤點(diǎn)中糾正，需要對(duì)庫存進(jìn)行調(diào)整。

（5）錯(cuò)碼調(diào)整：入倉時(shí)未發(fā)現(xiàn)編碼錯(cuò)誤，在庫內(nèi)管理或者發(fā)貨環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整。

（6）退件入倉或者截單成功：前臺(tái)訂單取消已經(jīng)發(fā)貨的訂單，倉庫需要截單，如果快遞截單成功或者被買家拒收退回倉庫，倉庫需要對(duì)庫存進(jìn)行調(diào)整。

上述庫存調(diào)整場(chǎng)景，有些是需要商家承擔(dān)責(zé)任的，比如正次品轉(zhuǎn)換，有些是需要倉庫承擔(dān)責(zé)任的，比如丟貨、發(fā)錯(cuò)貨。不管是誰的責(zé)任，倉庫都要忠實(shí)記錄，及時(shí)反饋，時(shí)刻保持前后臺(tái)庫存數(shù)據(jù)一致。

2、關(guān)于倉內(nèi)盤點(diǎn)：作為倉內(nèi)的日常作業(yè)行為，每個(gè)倉庫都會(huì)有各種盤點(diǎn)規(guī)則，如月度的、季度的大盤點(diǎn)、循環(huán)盤點(diǎn)、動(dòng)碰盤點(diǎn)等等。但我們?cè)趯?shí)踐中發(fā)現(xiàn)，倉內(nèi)的盤點(diǎn)規(guī)則未必就是適合電商行業(yè)應(yīng)用的。主要以下幾個(gè)盤點(diǎn)原則：

（1）月初庫存低于20個(gè)的商品全量盤點(diǎn)：庫存低于20個(gè)的時(shí)候，我們認(rèn)為就有超賣的風(fēng)險(xiǎn)。請(qǐng)倉庫在月初對(duì)低于20個(gè)的SKU進(jìn)行全盤，盤點(diǎn)結(jié)果反饋給商家ERP系統(tǒng)和店鋪后臺(tái)。如果有差異的話，店鋪后臺(tái)自動(dòng)更新上架數(shù)量。

（2）當(dāng)天庫存低于20個(gè)的商品當(dāng)天盤點(diǎn)：同上，確保當(dāng)天低于20個(gè)的商品不產(chǎn)生超賣。

（3）庫存有差異實(shí)時(shí)盤點(diǎn)：利用系統(tǒng)功能，每天自動(dòng)比對(duì)店鋪上架數(shù)量、ERP庫存數(shù)量和倉庫庫存數(shù)量，對(duì)有差異的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成盤點(diǎn)請(qǐng)求，請(qǐng)倉庫納入到自己的盤點(diǎn)計(jì)劃中去，并把盤點(diǎn)結(jié)果同步給ERP和商家的店鋪后臺(tái)。

（4）活動(dòng)后盤點(diǎn)：電商企業(yè)和傳統(tǒng)企業(yè)不同的一點(diǎn)，如果有大流量灌入或者預(yù)計(jì)的大型促銷活動(dòng)，會(huì)在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生大量訂單。這些訂單一般集中于有限的幾個(gè)或者幾十個(gè)SKU。當(dāng)活動(dòng)過后，需要倉庫倉庫對(duì)這些SKU進(jìn)行盤點(diǎn)，以保證庫存的準(zhǔn)確。

（5）退倉前盤點(diǎn)：為了確保退倉時(shí)的數(shù)量是準(zhǔn)確的，有必要在退倉前對(duì)庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，以便按照正確的數(shù)量退倉。

（二）發(fā)貨管理：

確保發(fā)貨過程中不錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)。倉內(nèi)一般都有非常規(guī)范的流程，在幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控好就好了：

（1）揀貨／復(fù)核環(huán)節(jié)：確保揀貨及復(fù)核SKU和數(shù)量和訂單一致。

（2）包裝環(huán)節(jié)：包裝臺(tái)最好兩道符合環(huán)節(jié)，一道系統(tǒng)（把槍掃描），一道人工。

（3）交付快遞環(huán)節(jié)：特別關(guān)注退款訂單和訂單內(nèi)容有修改的訂單。

（三）結(jié)果準(zhǔn)：

所謂結(jié)果準(zhǔn)，指的是在退倉和結(jié)算的時(shí)候，能夠有非常清晰的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，即使有庫存差異，也能找到具體的原因，能夠?qū)ω?zé)任方進(jìn)行追責(zé)，確保商家和倉庫、供應(yīng)商在退倉和結(jié)算環(huán)節(jié)沒有糾紛。

（四）系統(tǒng)功能：

上述文字主要總結(jié)了庫存管理過程中商家、倉庫、供應(yīng)商具體操作層面的內(nèi)容。除了這些，系統(tǒng)功能要能夠跟得上去。所在公司的系統(tǒng)和倉庫經(jīng)過一段時(shí)間的努力，通過以下功能確保庫存管理的準(zhǔn)確。

1、ERP系統(tǒng)要有完善的鋪貨功能：很多大商家都是多平臺(tái)、多店鋪、多渠道銷售。不同的渠道對(duì)上架數(shù)量的邏輯也不同。比如淘寶支持拍下減庫存和付款減庫存。為了不產(chǎn)生超賣，ERP系統(tǒng)需要由完善的鋪貨系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道共享庫存和按渠道鎖定庫存。

2、庫存調(diào)整實(shí)時(shí)同步：倉內(nèi)庫存調(diào)整時(shí)，能實(shí)時(shí)同步給店鋪ERP系統(tǒng)，從而觸發(fā)電商后臺(tái)的上架數(shù)量進(jìn)行調(diào)整。這個(gè)調(diào)整都是有具體的調(diào)整原因的，以便在后續(xù)對(duì)相關(guān)方追責(zé)。

3、每日定時(shí)生成庫存比對(duì)報(bào)告：店鋪ERP系統(tǒng)和倉庫WMS系統(tǒng)每日凌晨2點(diǎn)在庫存作業(yè)停止時(shí)進(jìn)行自動(dòng)的庫存比對(duì)，把兩邊的庫存比對(duì)差異生成報(bào)告，提交給雙方。倉庫會(huì)根據(jù)差異報(bào)告主動(dòng)查找差異原因，確認(rèn)需要調(diào)整庫存的，就對(duì)庫存進(jìn)行調(diào)整，然后同步給前臺(tái)。

4、進(jìn)銷存功能：這個(gè)是幾乎所有的ERP和WMS都有的功能，但怎樣能更方便的讓倉庫和商家發(fā)現(xiàn)庫存差異的原因，是需要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的產(chǎn)品經(jīng)理們努力的。公司把該功能做成工具，讓商家和倉庫在很多場(chǎng)景下能夠快速調(diào)用該功能，快速定位庫存差異原因。

5、庫存盤點(diǎn)打通：倉庫的盤點(diǎn)規(guī)則和商家所希望的盤點(diǎn)規(guī)則是不一樣的，通過庫存盤點(diǎn)打通，ERP自動(dòng)把商家希望盤點(diǎn)的SKU發(fā)送給WMS，WMS在盤點(diǎn)后反饋數(shù)據(jù)給ERP。

6、零庫存同步機(jī)制：盡管上面做了那么多運(yùn)營(yíng)和系統(tǒng)上的工作，為了絕對(duì)避免超賣，我們還需要個(gè)保險(xiǎn)。這個(gè)保險(xiǎn)就是0庫存同步：當(dāng)庫存可揀貨數(shù)量為0時(shí)，實(shí)時(shí)同步給ERP，ERP強(qiáng)制觸發(fā)商家店鋪后臺(tái)下架。